财务通知

凭证影像化报销票据粘贴方式说明

2021-09-30发布者:徐旺全

  

各位教职工:

为进一步推进我院科研“放管服”,实现快捷、高效的会计档案查询,财务处自10月起实施会计凭证影像化,利用影像设备对原始凭证进行扫描,形成电子档案后存档。会计凭证影像化系统的启用,将为经费管理、会计档案查询、科研项目决算、结题及其他各类财务审计工作提供更加便捷的网上查询途径,从而实现“让数据多跑路,师生少跑路”。现将原始票据粘贴方式做如下说明:

  

1.纸质票据、POS单消费明细粘贴

纸质票据之间不可堆叠,粘贴时,A4纸左方应预留3cm,以便凭证装订;将票据采用五点式固定粘贴(见图一),请勿使用双面胶粘贴,不可出现票据卷边、翘边现象,以防影响凭证扫描。如涉及POS单消费明细,请粘贴在对应票据的下方,不可与发票重叠(见图二)。

图一

图二

  

2.火车票、飞机票、卷式打车票粘贴

火车票平铺在A4纸上,按时间顺序排列粘贴;若多人同时出差的,请分别将每人往返车票依次粘贴,便于核对行程(见图三)。

图三

  

飞机票按行程往返顺序,依次将行程单横向粘贴在A4纸上,登机牌粘贴在机票下面,不可与机票重叠(见图四)。


图四

  

卷式打车票按时间顺序排列粘贴,不可堆叠(见图五)。

图五

  

3.电子票据粘贴

A4纸打印的电子票据之间无需粘贴,需横向打印(见图六),销售明细可纵向打印(见图七),且用PDF格式原图打印,不可用截图打印,不可正反打印。

图六

图七

4.其他票据粘贴

直接用A4纸打印的合同、附件等,无需粘贴,与报销单一起夹好即可。

  

5.其他注意事项

为方便扫描,不是A4大小尺寸的报销单据及附件都需粘贴在A4纸上,且不能超出A4纸边缘。

所有票据均需将全部角粘贴在A4纸上,不能有卷边、翘边现象。

A4纸粘贴单可使用一面已有字迹的纸张,但需将无字一面置于正面粘贴票据,A4纸粘贴单与审批单之间不需粘贴,将审批单横向放置,统一在左上角固定,用回形针或燕尾夹夹好即可。

  

6.错误举例

票据之间相互覆盖,票据粘贴时未在左边留3cm边距(见图八)

图八

  

POS单粘贴在票据上、POS单粘贴在发票下面与发票重叠(见图九、图十)

图九

  

图十

  

登机牌粘贴在行程单上、登记牌粘贴在行程单下方并与行程单重叠(见图十一、图十二)

图十一

  

图十二

  

票据粘贴超过A4纸边缘(见图十三)

图十三

  

电子发票二维码打印不完整、纵向打印(见图十四、图十五)

图十四

  

图十五

  

使用有字迹一面粘贴发票(见图十六)

图十六

  

销售清单正反打印,A4纸之间粘贴(见图十七、图十八)

图十七

  

图十八

  

会计凭证影像化查询步骤,敬请期待!